Fra planlegging til scene: Effektiv eventproduksjon med Konsertsystemer

Med over 2 500 eventer i året, utleie av lyd, lys og sceneutstyr til noen av Norges største scener og stadig flere live-produksjoner, er effektivitet essensielt for Konsertsystemer. Som en av landets største aktører innen utleie av teknisk utstyr, har de utviklet en systematisk og strukturert måte å jobbe på som sikrer at alle produksjoner går sømløst fra start til slutt. For å forstå hvordan Konsertsystemer lykkes med dette, har vi snakket med Pål Michael Bratås, avdelingsleder og medeier i selskapet. Han har vært med siden 2003, da han kjøpte seg inn i bedriften som Marius Widerøe startet i 1995. Siden den gang har de to, sammen med et dyktig team, bygget en av Nordens ledende utleieaktører innen event- og live-markedet.

Effektiv logistikk for eventer og live-produksjoner

En av de viktigste suksessfaktorene for Konsertsystemer er logistikk og planlegging. På lageret på Kalbakken bygges mest mulig av infrastrukturen før utstyret sendes ut. Kabler kobles opp, racks settes sammen, og det som kan rigges ferdig, rigges ferdig. Når utstyret lastes i bilene, er det allerede satt opp slik at opprigg på stedet går raskest mulig.

– På store live-produksjoner har vi ofte svært korte tidsvinduer til å rigge opp og ned. Vi må være systematiske for å få dette til å gå effektivt uten at det går utover kvaliteten. For det handler ikke bare om tid, men om kvalitetssikring. Alt blir testet og forberedt på lageret, så vi unngår overraskelser når vi kommer frem til produksjonsstedet, forklarer Bratås.

For å sikre en sømløs arbeidsflyt i alle ledd, benytter Konsertsystemer Easyjob, et spesialtilpasset logistikksystem for utleiebransjen. Data herfra kobles til en egenutviklet portal, der ansatte og frilansere enkelt kan hente ut all nødvendig informasjon om prosjektene sine. Denne informasjonen integreres videre med ERP-systemet Business Central, noe som gir full oversikt over utstyr, bemanning, tidsbruk og økonomi.

Gjennom denne strukturen kan Konsertsystemer ikke bare effektivisere driften, men også beregne prosjektkostnader med imponerende presisjon – helt ned til krona.

Frilansere – en avgjørende ressurs i eventproduksjon

Med et så høyt produksjonsvolum er Konsertsystemer avhengige av dyktige frilansere i perioder med høy aktivitet. Norge har et svært høyt nivå på frilansere innen lyd, lys og rigg, og mange av dem har vært faste samarbeidspartnere i en årrekke.

– De vi leier inn på lageret kunne nesten vært fast ansatte – de har jobbet så mye med oss, og kan rutinene våre ut og inn. Men mange av dem ønsker for eksempel friheten til å kunne reise 3 måneder i året.

Frilanserne spiller også en avgjørende rolle ute i felten, hvor de representerer Konsertsystemer med profesjonalitet og ekspertise.

Fast avtale på forbruksmateriell – spar tid på lagerstyring

Med så høy aktivitet er det avgjørende at alt det mindre, men kritiske utstyret alltid er på plass. Batterier, kabler og molton er ting som må være tilgjengelig når behovet oppstår. Derfor har Konsertsystemer en fast avtale på forbruksmateriell med oss i Prostage, slik at de aldri går tom.

– Det er en lettelse å vite at dette alltid er i orden. Vi får forbruksmateriell levert på døra hver måned og slipper å bruke tid på å bestille eller sjekke hva vi mangler. Vi går bare inn og ser om det er noe i bestillingen vi trenger å justere. Det sparer oss både tid og stress.

Se videoen der Konsertsystemer snakker mere om dette her.

For Konsertsystemer handler det om å jobbe smart. Med et enormt volum av produksjoner og en stor utstyrspark er det avgjørende å ha kontroll på lagerbeholdningen. Det er ikke rom for å gå tom for viktig utstyr midt i en hektisk turné eller under opprigg til et stort event.

– Det høres kanskje ut som en liten ting, men det er en stor del av det å jobbe effektivt. Vi planlegger langsiktig, og denne avtalen sikrer at vi alltid har det vi trenger – uten at vi må bruke tid på det.

Strukturert arbeidsflyt – nøkkelen til vellykkede arrangementer

Selv om bransjen er preget av høyt tempo og korte tidsfrister, sørger Konsertsystemer for at ingen produksjon blir overlatt til tilfeldighetene. De har tydelige rutiner for kommunikasjon, både internt og eksternt, slik at alle vet hva som skal gjøres til enhver tid.

– Vi sender aldri ut en hel produksjon uten faste ansatte på jobb. Våre ansatte er ansvarlige for kommunikasjonen med kunden, og vi har faste retningslinjer for hvem som tar spørsmål fra kunden. Dette sikrer at vi leverer på forventningene hver gang. Frilanserne vi samarbeider med vet også hva som forventes og tar eierskap til jobben. De er en viktig del av suksessen vår.

Suksess handler ikke bare om riktig utstyr og flinke folk, men også om å skape trygghet for kundene. Enten det er gjennom strømlinjeformede logistikkløsninger, effektive systemer eller strategiske samarbeid, er målet det samme: Å levere sømløse produksjoner, gang på gang.

- Eventbyråer og produksjonsselskaper trenger en leverandør de kan stole på, og det skal vi være. Når vi leverer en produksjon, skal den være 100 prosent smertefri.

Gjør hverdagen enklere med en fast avtale på forbruksmateriell

Vil du også jobbe mer effektivt og fjerne tidstyver i hverdagen? Med en fast avtale på forbruksmateriell slipper du å tenke på om lageret er fylt opp – vi sørger for at du alltid har det du trenger.

Sikre deg en fast avtale her.